Электронный документооборот (ЭДО) с ФНС

ЭДО с ФНС для передачи как формализованных, так и неформализованных документов

Содержание статьи

Какие документы участвуют в ЭДО с ФНС
Преимущества ЭДО с ФНС
Каких операторов ЭДО можно использовать для документооборота с ФНС
Как выбрать оператора
Как организовать ЭДО с ФНС

Электронный документооборот (ЭДО) играет важную роль в современном отечественном бизнесе. Он обеспечивает компаниям возможность электронного взаимодействия с государственными органами и оптимизации процессов обмена информацией.

ЭДО с ФНС пришёл на замену традиционному бумажному документообороту. Этот переход открыл новые возможности и преимущества как для бизнеса, так и для налоговой службы. Кроме того, внедрение ЭДО стало необходимостью в связи с тем, что некоторые отчётные документы требуется передавать регулятору только в электронном виде.

Какие документы участвуют в ЭДО с ФНС

Бизнес вправе организовать ЭДО с ФНС для передачи как формализованных, так и неформализованных документов.

В контексте ЭДО с ФНС формализованные документы представляют собой документы, структура и содержание которых согласованы и унифицированы согласно требованиям налогового законодательства. Они имеют определённый формат и содержат специальные поля и элементы, необходимые для корректной обработки и анализа налоговыми органами. К формализованным документам относятся налоговые декларации, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.

Неформализованные документы, с другой стороны, представляют собой документы, которые не имеют строго заданной структуры и формата. Они могут быть представлены в различных формах, включая текстовые файлы, изображения, сканы и другие форматы. Это могут быть письма, договоры, коммерческие предложения, отчёты, протоколы и другие документы.

Формализованные документы чаще всего требуются для взаимодействия с налоговыми органами, в то время как неформализованные документы могут использоваться для обмена информацией, которая не является прямо связанной с налоговым учётом и отчётностью.

В рамках ЭДО с ФНС определённые типы документов должны передаваться лишь в электронном виде. Например, с 2021 года законодательство обязывает организации сдавать документы бухгалтерской отчётности только через ЭДО.

Преимущества ЭДО с ФНС

Электронный документооборот с ФНС через операторов ЭДО предоставляет ряд значительных преимуществ для компаний:

Электронный документооборот позволяет компаниям значительно упростить процессы обмена информацией с налоговыми органами. Он сокращает необходимость в ручном вводе данных и повторном заполнении форм, так как информация автоматически передаётся из системы компании в ФНС.

Благодаря использованию ЭДО с ФНС организации и предприниматели тратят меньше времени на обработку документов и их передачу. Вместо того чтобы отправлять бумажные документы почтой или лично сдавать их в налоговые органы, компании могут быстро передавать документы в электронной форме через операторов ЭДО.

Электронный документооборот с ФНС снижает риск ошибок и искажений данных, которые могут возникнуть при ручном вводе. Автоматическая передача данных через ЭДО с ФНС обеспечивает корректность информации, что способствует более качественному анализу данных налоговыми органами.

ЭДО позволяет ФНС получить быстрый и надёжный доступ к предоставленным сведениям, что позволяет налоговым органам эффективнее анализировать данные и контролировать исполнение налоговых обязательств компаний.

Благодаря ЭДО с ФНС организации и ИП с помощью ЭДО могут сократить затраты на хранение и обработку бумажных документов. Документы могут можно хранить в электронном формате, что экономит пространство и средства, а также обеспечивает более удобный доступ к архивным данным.

Каких операторов ЭДО можно использовать для документооборота с ФНС

Перечень доверенных операторов ЭДО представлен на официальном портале ФНС. На момент публикации список включает 48 компаний.

Приказ ФНС от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ ужесточил требования к операторам электронного документооборота. В реестр операторов ЭДО, аккредитованных ФНС, вошли лишь те компании, которые смогли пройти проверку и доказать соответствие новым установленным требованиям.

В пятёрку крупнейших операторов электронного документооборота входят:

АО «Калуга Астрал»;
ООО «Компания Тензор»;
АО «ПФ СКБ Контур»;
ООО «Корус Консалтинг СНГ»
ООО «Такском».

Как выбрать оператора

Таким требованиям должны соответствовать организации по передаче электронных данных:

Обеспечение защиты информации. Отчётность и документация содержат коммерческую тайну, соответственно, не подлежат разглашению. При выборе необходимо обратить внимание на применяемые механизмы защиты данных.
Организация программного доступа. Взаимодействие в рамках электронного обмена документами требует установки и отладки ПО. Это входит в сферу деятельности компаний-операторов и оплачивается в качестве отдельной услуги.
Техническая поддержка. Для налаживания постоянного и бесперебойного обмена электронными данными требуется постоянная обратная связь от оператора. Это позволит в кратчайшие сроки решить все возникшие проблемы и устранить неполадки.
Стоимость услуг. Большинство организаций работает по системе тарифных планов, устанавливая фиксированную стоимость услуг за месяц, полгода или год обслуживания.

Необходимо учитывать, что головные офисы организаций размещены, как правило, в крупных городах. При заключении договора стоит удостовериться, что у компании есть региональное представительство для оперативного решения возникших проблем.

Как организовать ЭДО с ФНС

Передавать электронную бухгалтерскую и налоговую отчётность в ФНС можно двумя способами: через сервис ведомства или через систему оператора ЭДО.

Чтобы присоединиться к системе электронного документооборота, требуется:

оставить заявку на подключение к выбранному оператору;
через регионального представителя ознакомиться с тарифными планами;
заключить договор на обслуживание;
установить ПО или зарегистрироваться в системе, если она реализована в виде облачного сервиса, и начать передачу данных.

Для работы потребуется квалифицированная электронная подпись. При её отсутствии следует обратиться в удостоверяющий центр или заказать у компании-оператора в качестве дополнительной услуги.

Чтобы организовать формализованный или неформализованный электронный документооборот с налоговыми органами, подключитесь к Доки. Система снабжена всеми необходимыми функциями для электронного взаимодействия как с государственными органами, так и с контрагентами. Убедитесь в удобстве сервиса — попробуйте Доки бесплатно!